YEAR END PARTY Là gì ? Giải pháp hoàn hảo cho tiệc tất niên

Năm cũ sắp qua đi, và một năm mới đầy hứa hẹn đang đến gần. Year End Party đã trở thành một sự kiện quen thuộc trong nhiều doanh nghiệp vào dịp cuối năm, đây không chỉ là dịp để tổng kết những thành tựu mà còn là cơ hội gắn kết các thành viên trong đội ngũ. Để giúp bạn có cái nhìn sâu sắc hơn về chương trình Year End Party, bài viết này sẽ cung cấp những thông tin hữu ích, giúp bạn hiểu rõ và tổ chức một buổi tiệc tất niên thật ấn tượng và trọn vẹn nhất nhé!

1. Year End Party là gì?

Year End Party là một trong những sự kiện quan trọng nhất trong năm đối với các công ty được tổ chức vào dịp cuối năm, hay còn được biết đến với nhiều tên gọi khác nhau là tiệc cuối năm, tiệc tổng kết, tiệc tất niên. Đây là dịp để đánh giá những thành tựu và hoạt động của một tổ chức trong suốt năm, nhìn lại chặng đường đã qua vinh danh những cá nhân, tập thể có thành tích xuất sắc, tri ân đến những đóng góp của nhân viên, đối tác và khách hàng.

2. Giải pháp hoàn hảo để tổ chức tiệc tất niên.

2.1. Bước 1:Lên ý tưởng tổ chức tiệc Tất niên​.

Trong một năm đầy sự kiện, việc tổ chức tiệc Tất Niên với ý tưởng độc đáo là rất quan trọng để thu hút sự chú ý của nhân viên. Dưới đây là một số gợi ý cho tiệc Tất Niên mà công ty có thể tham khảo:

Đêm Nhạc Hội: Công ty có thể tổ chức các tiết mục biểu diễn từ nhân viên hoặc mời ban nhạc biểu diễn trực tiếp. Một sân khấu nhỏ cho karaoke cũng sẽ là điểm nhấn thú vị, khuyến khích mọi người thể hiện tài năng ca hát.

Tiệc tất niên gần gũi với thiên nhiên: Bữa tiệc với thực đơn toàn món đặc sản tươi ngon nhất được sắp xếp tại một không khí gần gũi với thiên nhiên hoặc tiệc BBQ ngay tại hồ bơi, sân vườn.

Bữa Tiệc Hóa Trang: Tổ chức một bữa tiệc hóa trang sẽ mang lại không khí vui tươi và sôi động. Người tham dự có thể tự do sáng tạo với những bộ trang phục độc đáo và những chiếc mặt nạ đầy màu sắc. Đây là cơ hội tuyệt vời để mọi người thể hiện cá tính của mình và tạo ra những kỷ niệm đáng nhớ trong một không gian huyền bí và thú vị.

Tiệc tất niên chủ đề văn hoá: Tôn vinh sự đa dạng văn hóa Việt Nam bằng cách khuyến khích khách mời mặc trang phục truyền thống như áo dài và áo bà ba

2.2. Bước 2 :Xác định đối tượng, lên danh sách khách mời.

Tiếp theo, hãy xác định đối tượng tham gia cho tiệc Tất Niên. Liệt kê danh sách khách mời bao gồm nhân viên, ban lãnh đạo và các đối tác quan trọng. Việc này không chỉ giúp quản lý số lượng khách mà còn thể hiện sự quan tâm đến từng cá nhân, đảm bảo không ai bị bỏ sót trong buổi tiệc.

Số lượng khách tham dự ảnh hưởng trực tiếp đến nhiều khía cạnh của bữa tiệc, như địa điểm, không gian tổ chức, bàn tiệc và quà tặng. Do đó, việc lên danh sách khách mời trước là rất quan trọng. Nếu không, buổi tiệc có thể gặp phải một số vấn đề như:

Quá tải: Không gian có thể không đủ cho tất cả khách mời, gây sự không thoải mái.

Thiếu kiểm soát: Khó quản lý chương trình và các hoạt động diễn ra trong tiệc Tất Niên.

Vượt ngân sách: Ngân sách đã hoạch định có thể bị thiếu hụt nếu không lường trước số lượng khách. 

2.3. Bước 3: Tìm kiếm không gian, thống nhất thời gian tổ chức.

Khi xác định tổ chức tiệc Tất niên tại nhà hàng, khách sạn, trung tâm hội nghị, tổ chức tiệc, doanh nghiệp cần chủ động tìm kiếm, đặt chỗ trước ít nhất 1 – 2 tháng để tránh tình trạng không tìm được địa điểm tổ chức. Vì đây là giai đoạn có rất nhiều đơn vị, doanh nghiệp khác cũng tổ chức tiệc cuối năm hay sự kiện đặc biệt. Việc tìm và đặt chỗ trước có thể giúp bạn tiết kiệm được chi phí, cơ hội tìm được vị trí cũng cao hơn các ngày cận Tết.

Tìm kiếm một không gian phù hợp với quy mô và chủ đề của tiệc. Địa điểm cần có đủ diện tích để chứa tất cả khách mời và các tiện ích cần thiết như âm thanh, ánh sáng. Sau khi chọn được địa điểm, hãy thống nhất thời gian tổ chức với tất cả các bên liên quan để đảm 

2.4. Bước 4: Chuẩn bị các tiết mục, hoạt động trong tiệc Tất niên.

Để buổi tiệc Tất niên trở nên hấp dẫn và đáng nhớ, việc chuẩn bị các tiết mục và hoạt động là rất quan trọng. Xây dựng danh sách các hoạt động và tiết mục giải trí cho buổi tiệc. Công ty có thể thêm vào các trò chơi, tiết mục văn nghệ từ nhân viên hoặc các hoạt động giao lưu. Đảm bảo rằng các tiết mục này không chỉ mang tính giải trí mà còn tạo cơ hội kết nối và tạo dựng kỷ niệm đẹp cho mọi người.

2.5. Bước 5: Xây dựng kịch bản tổ chức tiệc Tất niên.

Kịch bản tiệc Tất niên (Year-end Party) gồm 2 loại kịch bản là: Kịch bản tổng quát và kịch bản chi tiết.

Kịch bản tổng quát: Đây là kịch bản bao quát các công việc chung của buổi tiệc, giúp nhân sự công ty quản lý lịch trình và các bên liên quan như âm thanh, ánh sáng, màn hình máy chiếu nắm bắt nội dung để điều khiển thiết bị phù hợp.

Kịch bản chi tiết: Còn gọi là kịch bản MC, bao gồm lời dẫn của MC và phân công công việc cho đội ngũ tổ chức sự kiện. 

2.6. Bước 6: Hoạch định ngân sách tổ chức tiệc tất niên.

Để tiệc Tất Niên diễn ra suôn sẻ, việc lập bảng ngân sách là vô cùng quan trọng. Bảng ngân sách giúp người tổ chức lên kế hoạch chi tiết cho từng khoản chi, từ địa điểm, thực phẩm đến giải trí và quà tặng. Điều này không chỉ giúp kiểm soát tài chính, tránh chi tiêu vượt mức mà còn tạo sự minh bạch trong báo cáo với các bên liên quan. Một bảng ngân sách hợp lý sẽ góp phần mang đến một buổi tiệc Tất Niên thành công và ý nghĩa. Đặc biệt, nên dành khoảng 10-15% tổng chi phí cho các chi phí phát sinh để đảm bảo tiệc Tất Niên diễn ra suôn sẻ và trọn vẹn.

2.7. Bước 7: Tiến hành tổ chức tiệc tất niên.

Trước khi tiệc Tất Niên bắt đầu, khoảng 3 tiếng trước sự kiện, cần chuẩn bị khu vực tổ chức với các phòng như standby room, artist room và VIP room. Xác định chỗ ngồi cho khách VIP và ban đại biểu để đảm bảo sự thoải mái. Hoàn thiện sân khấu bằng cách lắp đặt loa, đèn, màn hình LED, dựng backdrop và thiết lập photo booth để tạo không gian ấn tượng cho buổi tiệc.

Trong suốt tiệc Tất Niên, hãy thực hiện chương trình theo kịch bản, giám sát các hoạt động để đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng tiến độ. Đảm bảo nhân sự có mặt đầy đủ và phân chia nhiệm vụ rõ ràng. Cuối cùng, chụp ảnh kỷ niệm, trao quà lưu niệm cho khách mời và tiễn họ ra về an toàn, tạo ấn tượng tốt đẹp cho tất cả mọi người tham dự.

3. Tổng Kết.

Tổ chức Tiệc Tất niên (Year-end Party) là một hoạt động quan trọng giúp công ty tổng kết năm và xây dựng mối quan hệ gắn bó giữa các nhân viên, khách hàng và đối tác. Qua 7 bước hướng dẫn, Kiwi Travel hy vọng bạn đã có cái nhìn rõ ràng hơn về quy trình và các yếu tố cần thiết để tổ chức một buổi tiệc thành công. Nếu bạn cần thêm sự hỗ trợ trong việc lập kế hoạch, Kiwi Travel luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn, giúp bạn có một buổi Tiệc Tất niên ấn tượng, đáng nhớ.